Bezpieczna Sprzedaż+

Ryzyko sprzedażowe może pojawić się na każdym etapie:

• podczas negocjacji warunków,
• przy zawieraniu umowy,
• w trakcie realizacji dostawy,
• w odpowiedzi na reklamację klienta.

Naszym zadaniem jest to ryzyko zidentyfikować, nazwać i wyeliminować — poprzez korektę dokumentów i wdrożenie skutecznych praktyk.

Czego dotyczy Bezpieczna Sprzedaż+?

Sprawdzamy dokumenty:

• oferty i cenniki,
• wzory umów sprzedaży i Ogólne Warunki Sprzedaży (OWS),
• dokumentację potwierdzającą wykonanie umowy (dostawy, odbiory),
• procedury i formularze reklamacyjne (rękojmia, gwarancja),
• zastrzeżenia (disclaimery) w mailach handlowych,
• umowy indywidualne

Dokumenty sprawdzamy zarówno pod kątem zgodności z prawem, jak i ustalenia, czy zawarte w nich zapisy odpowiadają aktualnym potrzebom oraz zamierzeniom Klienta. Zdajemy sobie bowiem sprawę z tego, że OWU czy wzorce umów nie mogą pozostawać w oderwaniu od rezultatu, jaki chciałby osiągnąć Klient, a przy tym mają to do siebie, że w ramach dynamicznie zmieniających się warunków rynkowych, mogą ulegać dezaktualizacji. Istotnym elementem weryfikacji dokumentów jest również zbadanie, czy nie zawierają one luk, które mogą utrudniać Klientowi dochodzenie jego praw, w szczególności odzyskania należności. Prowadzona przez nas analiza zakłada weryfikację spójności dokumentacji co z jednej strony oznacza badanie konkretnego dokumentu celem ustalenia, czy nie doszło do zawarcia w nim postanowień wzajemnie się wykluczających (sprzeczność wewnętrzna), z drugiej zaś, czy w różnych dokumentach nie znajdują się postanowienia regulujące daną kwestię na odmienne sposoby (sprzeczność zewnętrzna). Ten rodzaj weryfikacji służy identyfikacji wspomnianych już wyżej luk. Analiza pod kątem zgodności z prawem polega z kolei na zbadaniu, czy dane postanowienia odpowiadają wymogom wynikającym z aktualnie obowiązujących przepisów, jak również wskazaniu, czy dane postanowienie może zostać bez negatywnych konsekwencji ustawowych zmienione na bardziej korzystne dla Klienta.

Sprawdzamy praktykę:

• jakie dokumenty i w jaki sposób są stosowane przez dział handlowy, operacyjny oraz reklamacji,
• czy procedury są realnie wdrożone i przestrzegane, czy też istnieją tylko na papierze,
• czy, a jeżeli tak, to w jaki sposób, nieprawidłowości przy stosowaniu dokumentacji oraz procedur wpłynęły na sytuację Klienta w analizowanym przypadku

Sprawdzenie praktyki jest istotnym elementem Bezpiecznej Sprzedaży+. Z naszego doświadczenia wynika, że same dokumenty, przygotowane nawet w sposób najbardziej profesjonalny, nie są wystarczającym zabezpieczeniem dla Klienta. Kluczowym jest bowiem to, czy kwestie wynikające z dokumentów w rzeczywistości są dostrzegane, przestrzegane i stosowane przez samego Klienta. Brak uwzględniania przez dział handlowy, operacyjny, czy reklamacji postanowień zawartych w dokumentach Klienta skutkuje tym, że ustalone zasady i procedury istnieją tylko na papierze. Przykładem takiej sytuacji może być przyjęcie i uwzględnienie reklamacji zgłoszonej przez kontrahenta pomimo tego, że ten całkowicie zaniechał zachowania procedury reklamacyjnej z OWU albo złożył reklamację po terminie określonym w umowie. Podobnie sytuacja będzie wyglądać wtedy, gdy wprawdzie Klient ma OWU, ale dokument ten nie jest przekazywany przez handlowca kontrahentom lub jest przekazywany zbyt późno. Praktykę weryfikujemy w oparciu o konkretne case study, a zatem rzeczywisty przypadek, który zaistniał u Klienta. W tym celu analizujemy całą dokumentację dotyczącą danej sprawy (począwszy od wymienianych między stronami wiadomości e-mail, kończąc na dokumentach jakie powstały w ramach realizacji danego zamówienia), jak również zapoznajemy się z informacjami przekazanymi nam przez Klienta lub konkretnych pracowników Klienta, którzy byli zaangażowani w analizowany temat. Celem tej weryfikacji jest zbadanie, czy w danym przypadku zachowane zostały wszystkie zasady komunikacji z kontrahentem oraz procedury wynikające z dokumentów, a w przypadku, w którym weryfikacja ta okaże się negatywna, wskazanie Klientowi, gdzie doszło do naruszeń i jaki wynika z tego dla Klienta skutek.

Rozmawiamy z Klientem:

• omawiamy z Klientem pierwsze spostrzeżenia oraz identyfikujemy jego potrzeby poprzez przeprowadzenie rozmowy wstępnej,
• przygotowujemy informację zwrotną – w badanych dokumentach zawieramy komentarze i propozycje zmian, przesyłamy wiadomość e-mail z podsumowaniem i zaleceniami, omawiamy nasze uwagi i propozycje z Klientem w trakcie konsultacji końcowych,
• przygotowujemy raport z audytu

Założeniem Bezpiecznej Sprzedaży+ jest odpowiadanie na potrzeby Klientów. Cel ten może być osiągnięty tylko i wyłącznie wtedy, gdy poznamy potrzeby Klienta. Aby poznać te potrzeby, po wstępnym zapoznaniu się z dokumentami przeprowadzamy z Klientem rozmowę, podczas której Klient ma możliwość zapoznania nas ze swoimi pomysłami, spostrzeżeniami wynikającymi z praktyki oraz trudnościami, jakim chce przeciwdziałać. Z drugiej strony już na etapie pierwszej rozmowy informujemy Klienta o naszych spostrzeżeniach ze wstępnego zapoznania się z dokumentami. Informacje, jakie uzyskujemy podczas tej rozmowy nadają kierunek działań zarówno, jeżeli chodzi o kwestię sprawdzania dokumentów i ich modyfikowania, jak również weryfikacji praktyki. Oczywiście rozmowa wstępna nie jest jedynym etapem, podczas którego następuje kontakt z Klientem. Doskonale zdajemy sobie sprawę z tego, że ograniczenie się tylko i wyłącznie do zaproponowania przez nas zmian w dokumentach zasadniczo nie będzie dla Klienta wystarczające. Z tego względu w dokumentach zawieramy również komentarze omawiające dane kwestie, jak również przygotowujemy wiadomość e-mail z podsumowaniem i zaleceniami. Nasze uwagi i propozycje omawiamy z Klientem także w trakcie konsultacji końcowych. Podobnie, jak w przypadku weryfikacji dokumentów, otrzymanie informacji zwrotnej przez Klienta jest istotne również w zakresie dotyczącym sprawdzenia praktyki. Z tego też względu po analizie danego case study opracowujemy dla Klienta stosowny raport, w którym omawiamy całą sprawę i przedstawiamy nasze wnioski oraz zalecenia.

Z jakimi problemami pomagamy?

• Zamówienie bez zapłaty?
  Klient zamówił towar, ale się rozmyślił a magazyn jest pełny?
• Dostawa bez odbioru?
  Dostarczyłeś towar na miejsce, ale klient odmawia jego odebrania?
• Produkcja pod zamówienie z niedoszacowaniem kosztów?
  Surowiec podrożał, marża zniknęła a Ty musisz realizować nieopłacalne zlecenie?
• Niejasne uzgodnienia handlowe?
  Klient powołuje się na starą ofertę, żąda towaru lub rabatu, którego nie przewiduje aktualny cennik?
• Reklamacja z byle powodu?
  Zwraca towar z powodu mikrouszkodzeń, żąda wymiany lub zwrotu pieniędzy?

Dlaczego Bezpieczna Sprzedaż+ działa?

Bo nie tworzymy dokumentów do szuflady. Nasze rekomendacje są osadzone w realiach firm produkcyjnych — uwzględniają nie tylko prawo, ale i sprzedaż, logistykę, zarządzanie reklamacjami i komunikację z klientem. Wiemy, że nawet najlepszy wzór umowy nie pomoże, jeśli handlowiec go nie stosuje.