Firmy produkcyjne coraz częściej korzystają z dedykowanych systemów informatycznych do obsługi procesów sprzedaży i logistyki. Oprogramowanie tego typu wspiera przyjmowanie zamówień od klientów, aktualizowanie stanów magazynowych czy analizę danych. Coraz częściej korzysta także ze sztucznej inteligencji, by optymalizować procesy – np. ograniczać liczbę przesyłek i tym samym redukować ślad węglowy.
Zamówienie takiego systemu to jednak nie tylko wyzwanie technologiczne, lecz także prawne. Kluczowym elementem umowy między producentem a dostawcą oprogramowania jest kwestia praw autorskich. To właśnie ona w największym stopniu decyduje o tym, czy firma produkcyjna będzie mogła swobodnie korzystać z systemu w przyszłości i czy uniknie sporów z jego twórcą.
W tym artykule przybliżam praktyczny przykład umowy, w której obie strony musiały znaleźć rozwiązanie odpowiadające zarówno wymogom prawa, jak i ograniczeniom wynikającym z dotacji unijnych.
Dlaczego prawa autorskie są kluczowe przy zamówieniu oprogramowania?
Każdy system IT jest utworem w rozumieniu prawa autorskiego. Oznacza to, że twórca – programista lub producent oprogramowania – automatycznie nabywa prawa autorskie do kodu źródłowego i innych elementów systemu. Firma produkcyjna, która zamawia system, nie staje się więc jego właścicielem z mocy samej umowy o wykonanie usługi.
Aby w pełni korzystać z oprogramowania, potrzebne jest przeniesienie autorskich praw majątkowych albo udzielenie odpowiednich licencji. W praktyce oznacza to, że producent oprogramowania powinien przekazać swojemu klientowi prawa do korzystania z programu na wszystkich potrzebnych polach eksploatacji – takich jak instalowanie, uruchamianie, modyfikacja, powielanie czy udostępnianie w sieci.
Dla firmy produkcyjnej kluczowe jest, aby:
- posiadać jak najszersze uprawnienia do oprogramowania,
- uniezależnić się od dostawcy w zakresie dalszego rozwoju i utrzymania systemu,
- uniknąć ryzyka naruszenia praw osób trzecich.
Problem: gotowe komponenty i licencje open source
W omawianym przypadku dostawca oprogramowania od początku sygnalizował, że system nie będzie tworzony „od zera”. Zamiast tego zostaną wykorzystane:
- biblioteki i narzędzia dostępne na otwartych licencjach (np. GNU GPL, MIT, Apache),
- wtyczki i moduły autorstwa innych podmiotów,
- elementy, których warunki licencyjne nie pozwalają na pełne przeniesienie autorskich praw majątkowych.
To typowa sytuacja na rynku IT. Żaden producent nie buduje systemu całkowicie samodzielnie – korzysta z istniejących narzędzi, które przyspieszają pracę i obniżają koszty. Jednak dla klienta oznacza to, że nie wszystkie elementy systemu będą mogły być przeniesione na jego własność.
Dodatkowe ograniczenie: dotacja unijna
Szczególnym wyzwaniem w tym przypadku była realizacja projektu w ramach dotacji z Unii Europejskiej. Środki publiczne wymagały szybkiego podpisania umowy i rozpoczęcia prac, bez możliwości przeprowadzenia pełnej analizy przedwdrożeniowej.
Efekt? Producent oprogramowania nie wiedział dokładnie, jakich narzędzi użyje, jakimi licencjami będą one objęte ani jakie prawa będzie mógł w konsekwencji przenieść na klienta. Dodatkowo, ponieważ prace miały charakter badawczo-rozwojowy, decyzje technologiczne miały być podejmowane dopiero w trakcie realizacji projektu.
Rozwiązanie kontraktowe: elastyczne podejście do praw autorskich
Wobec powyższych ograniczeń konieczne było wypracowanie rozwiązania, które:
- Zabezpiecza interesy firmy produkcyjnej – tak aby mogła korzystać z systemu w możliwie najszerszym zakresie.
- Chroni producenta oprogramowania – który nie jest w stanie zagwarantować przeniesienia wszystkich praw z uwagi na nieznane jeszcze komponenty.
- Spełnia wymogi dotacji unijnych – umożliwiając wykorzystanie środków w badaniach i rozwoju.
Przyjęto zatem następujące rozwiązania umowne:
- Przeniesienie autorskich praw majątkowych do wszystkich elementów, do których dostawca oprogramowania będzie dysponował prawami umożliwiającymi takie przeniesienie.
- Udzielenie licencji lub sublicencji w najszerszym możliwym zakresie do pozostałych komponentów, w szczególności tych objętych licencjami open source lub licencjami innych podmiotów.
- Obowiązek sporządzenia listy licencji wykorzystanych w projekcie oraz przekazania jej klientowi. Lista ma zawierać również warunki korzystania z danych komponentów.
- Zobowiązanie klienta do przestrzegania warunków tych licencji – co w praktyce oznacza akceptację ograniczeń wynikających np. z licencji GNU GPL.
Dlaczego to rozwiązanie działa?
Choć opisane podejście nie jest idealne, pozwala zminimalizować ryzyka obu stron.
- Firma produkcyjna ma gwarancję, że w zakresie możliwym prawnie stanie się właścicielem systemu. Jednocześnie otrzyma pełną informację o wykorzystanych licencjach, co pozwala uniknąć nieświadomego naruszenia praw osób trzecich.
- Producent oprogramowania nie bierze na siebie nierealnego obowiązku przeniesienia praw, których nie posiada. Chroni się tym samym przed ewentualnymi roszczeniami.
- Instytucja finansująca projekt otrzymuje zapewnienie, że oprogramowanie będzie mogło być wykorzystywane zgodnie z celem dotacji, bez ryzyka unieważnienia finansowania.
Na co zwrócić uwagę przy negocjowaniu podobnej umowy?
Z doświadczenia wynika, że przy kontraktach IT dla firm produkcyjnych warto w szczególności:
- Uregulować prawa autorskie na wszystkich polach eksploatacji – zarówno obecnych, jak i przyszłych, przewidzianych w ustawie.
- Uwzględnić otwarte licencje – wprowadzając mechanizm przekazywania listy licencji wraz z warunkami korzystania.
- Zabezpieczyć możliwość dalszego rozwoju systemu – np. poprzez prawo do modyfikacji i tworzenia wersji pochodnych.
- Ustalić odpowiedzialność stron – np. za ewentualne naruszenia praw osób trzecich.
- Zadbać o zgodność z dotacją – zwłaszcza gdy projekt jest finansowany ze środków publicznych i wiąże się z dodatkowymi obowiązkami sprawozdawczymi.
Podsumowanie
Zamówienie systemu IT w firmie produkcyjnej to inwestycja, która może zrewolucjonizować procesy i przynieść wymierne oszczędności – także w obszarze ochrony środowiska. Jednak, aby ta inwestycja była bezpieczna, niezbędne jest właściwe uregulowanie kwestii praw autorskich w umowie.
W sytuacji, gdy projekt realizowany jest w ramach badań rozwojowych i przy udziale środków unijnych, trudno z góry przewidzieć wszystkie narzędzia i licencje. Wówczas najlepszym rozwiązaniem jest elastyczne podejście: przeniesienie praw tam, gdzie to możliwe, oraz udzielenie licencji w najszerszym zakresie w pozostałym zakresie.
Takie rozwiązanie – choć kompromisowe – pozwala jednocześnie chronić interesy obu stron i zapewnić zgodność projektu z wymogami finansowania.